home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d13 / pcacce.arc / PCACCESS.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-11-04  |  20KB  |  702 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                                       PC-ACCESS
  22.                                Easy Access to LAN Files
  23.                                      Version 1.00
  24.  
  25.                                      USERS' GUIDE
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.                                  (c) Copyright 1991
  37.                                  Star Dot C Software
  38.                                  All Rights Reserved
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                   1. INTRODUCTION
  49.  
  50.                        PC-Access is designed to allow you, as LAN
  51.                   administrator, to create a library of files that
  52.                   all your users can access with little or no
  53.                   training.  Now you can collect utility programs,
  54.                   documentation, announcements, and anything else
  55.                   that can be stored in a PC file, and your users
  56.                   can easily locate it.  Once they find the file
  57.                   they need, PC-Access allows them to browse through
  58.                   the file if it is text, or, if not, to copy it to
  59.                   their own disks.
  60.  
  61.                        PC-Access is designed to require no training
  62.                   at all for your users.  The only concepts they
  63.                   need to understand are "file" and "subdirectory." 
  64.                   PC-Access uses regular DOS subdirectories to form
  65.                   an hierarchical storage system.  The difference is
  66.                   that with PC-Access, your users don't need to know
  67.                   how to use DOS commands to find their way around. 
  68.                   In addition PC-Access allows you to label files
  69.                   and subdirectories with 65-character descriptive
  70.                   labels.
  71.  
  72.                        PC-Access is designed to relieve the
  73.                   maintenance burden on you.  If your organization
  74.                   is large, there may be many groups that have files
  75.                   that they would like to share with everybody.  The
  76.                   hierarchical structure of PC-Access allows you to
  77.                   assign maintenance chores to other organizations. 
  78.                   When a file needs to be updated, simple DOS
  79.                   commands are used to replace the central file with
  80.                   the updated copy.
  81.  
  82.                        I wrote PC-Access because there didn't seem
  83.                   to be any commercially available software for this
  84.                   purpose.  Most commercially available packages are
  85.                   much too sophisticated for naive users.  They
  86.                   provide advanced features such as text file
  87.                   indexing, but require training to use effectively. 
  88.                   Some packages have expensive licensing
  89.                   requirements, memory consuming TSR's, or require
  90.                   time-consuming administration.  
  91.  
  92.                        PC-Access was designed as a simple solution
  93.                   to a common problem for sites that do not need the
  94.  
  95.                                           1
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.                   power of a full-blown text-retrieval or file
  104.                   library package.
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.                                           2
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.                   2. PC-ACCESS IS SHAREWARE
  159.  
  160.                        If you are new to the concept of Shareware,
  161.                   please read this section.  Shareware is not free
  162.                   software.  You may copy the software and use it to
  163.                   evaluate whether it meets your requirements.  If
  164.                   you find that the software does not meet your
  165.                   needs, you've lost nothing but your time. 
  166.                   However, if you find that PC-Access is a good fit
  167.                   for your LAN, you are required to license the
  168.                   software.  You do this by "registering" your
  169.                   software, and paying a small fee.  There is a file
  170.                   on your disk named INVOICE that explains the fee
  171.                   structure. 
  172.  
  173.                        An additional requirement is that when you
  174.                   copy the software and give it to other people, you
  175.                   keep the programs, documentation, and invoice
  176.                   together.
  177.  
  178.                        PC-Access does not currently include a file
  179.                   viewer.  It will invoke the editor or viewer of
  180.                   your choice.  A good choice is LIST.COM by Vernon
  181.                   D. Buerg.  If you use LIST.COM, be sure to
  182.                   register it as well as PC-Access.
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                                           3
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.                   3. GENERAL INFORMATION
  214.  
  215.                        PC-Access uses a very simple concept:  You
  216.                   create a shared directory on your LAN where you
  217.                   place the files you want to make available through
  218.                   PC-Access.  This shared directory is called the
  219.                   "PC-Access root."  It can contain files or
  220.                   subdirectories, or both.  In each subdirectory
  221.                   (including the root), you create a file called
  222.                   SUBJECTS that contains the names of the files and
  223.                   subdirectories in the directory, and a 65
  224.                   character (maximum) description of each.  There is
  225.                   no limit to the number of subdirectories or files
  226.                   other than the standard DOS restrictions on the
  227.                   length of a path name.  
  228.  
  229.                        To access the files, your users "link" to the
  230.                   PC-Access root directory, using your LAN operating
  231.                   system commands to create a "virtual disk" on
  232.                   their PC's.  They then run PC-Access, using either
  233.                   a batch file you prepare, or a menu system if you
  234.                   prefer.  The batch file contains the location of
  235.                   the central files (i.e. the drive letter), and
  236.                   other PC-Access command parameters.
  237.  
  238.                        When PC-Access runs, your users are presented
  239.                   with a list of files and subdirectories (and their
  240.                   descriptions) in the root directory.  They use the
  241.                   arrow keys to highlight directories or files they
  242.                   are interested in.  If they press Enter when a
  243.                   directory is highlighted, they will descend the
  244.                   directory tree (F3 returns).  If they press Enter
  245.                   when a file is highlighted, PC-Access displays a
  246.                   menu that allows them to view the file (only
  247.                   meaningful for text), or copy it to their local
  248.                   disk.  As a time-saving convenience it is also
  249.                   possible to mark multiple files before invoking
  250.                   the view or copy functions.
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.                                           4
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                   4. INSTALLING PC-ACCESS
  269.  
  270.                        Installing PC-Access is comprised of the
  271.                   following steps:
  272.  
  273.                     1. Creating the Central Directory.  Decide where
  274.                        you are going to put your files and set up
  275.                        the structure PC-Access requires.
  276.  
  277.                     2. Select and Install the Viewer.  The viewer is
  278.                        also be placed in the central directory.
  279.  
  280.                     3. Install PC-Access on Individual PC's.
  281.  
  282.                        These steps are described in detail in the
  283.                   following sections.
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.                                           5
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.                   5. CREATING THE CENTRAL DIRECTORY
  324.  
  325.                        The first step is to create the central (PC-
  326.                   Access root) directory.  Most likely the central
  327.                   root directory will contain several
  328.                   subdirectories, but no data files.  Your files
  329.                   will most likely be placed further down in the
  330.                   directory tree as you organize the information,
  331.                   but there is no constraint in PC-Access.  Any
  332.                   directory can have both files and subdirectories. 
  333.                   Organize your files in whatever way makes sense
  334.                   for your organization.
  335.  
  336.                   The SUBJECTS Files
  337.  
  338.                        In each sub-directory (including the root),
  339.                   create a file named SUBJECTS.  This file is a
  340.                   plain ASCII text file.  You can use EDLIN to edit
  341.                   the file, or any other editor.  The format of the
  342.                   file is simple.  There is one line in the file for
  343.                   each subdirectory or file that you want PC-Access
  344.                   to display.  If the name is not in the SUBJECTS
  345.                   file, it will not be displayed to PC-Access users. 
  346.                   Each line contains: first, the name of the file or
  347.                   subdirectory, followed by a space, followed by up
  348.                   to 65 characters of description.  Here is an
  349.                   example of a subdirectory line:
  350.  
  351.                      UTILS Utility programs for your PC
  352.  
  353.                   A file description might look like this:
  354.  
  355.                      LOCK.COM A program to encrypt a file.
  356.  
  357.                        File and sub-directory names can be entered
  358.                   in upper or lower case (or mixed) and they will
  359.                   appear in PC-Access as you enter them.  Also, they
  360.                   will appear on the screen for your users in the
  361.                   same order that they appear in the SUBJECTS file,
  362.                   except that PC-Access will always list the sub-
  363.                   directories first followed by the files.
  364.  
  365.                        If you misspell a name, or the file or sub-
  366.                   directory does not exist, PC-Access will ignore
  367.                   it.  PC-Access also ignores blank lines.
  368.  
  369.  
  370.                                           6
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.                   File Access Permissions
  379.  
  380.                        You should set your central directory up so
  381.                   that your users have only READ permissions on the
  382.                   files.  The reason for this is that PC-Access does
  383.                   not use "shared" mode to open files and you want
  384.                   your users to be able to read files
  385.                   simultaneously.  LAN operating systems differ, but
  386.                   if virtual disks are provided, you should be able
  387.                   to find a mode that provides compatibility with
  388.                   non-LAN-aware applications.
  389.  
  390.                   Access to Maintainers
  391.  
  392.                        If your LAN operating system permits, you may
  393.                   want to give write permission at the subdirectory
  394.                   level to the people who maintain the files in the
  395.                   shared directory.  For example, your personnel
  396.                   department may have a subdirectory containing
  397.                   files describing position openings.  By giving
  398.                   them write permission they can maintain their own
  399.                   files.  The only skills they will need will be
  400.                   knowledge of an ASCII text editor (for the
  401.                   SUBJECTS file) and a couple of DOS commands such
  402.                   as COPY and DELETE, and possibly MKDIR and CD.
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.                                           7
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.                   6. THE VIEWER
  434.  
  435.                        Select a viewer program.  The only
  436.                   requirements for the program are that it can be
  437.                   invoked with the file name on the command line.
  438.  
  439.                        A good choice is LIST.COM by Vernon D. Buerg. 
  440.                   If you use LIST.COM, be sure to register it as
  441.                   well as PC-Access.  The only slight disadvantage
  442.                   of LIST.COM is that you may have to train your
  443.                   users to press ESC to exit from the program and
  444.                   return to PC-Access.
  445.  
  446.                        The easiest way to install the viewer is to
  447.                   place it in the PC-Access root directory with the
  448.                   other shared files (do not list it in the SUBJECTS
  449.                   file) with the name LIST.COM, LIST.EXE, or
  450.                   LIST.BAT.  If you cannot name the viewer "LIST",
  451.                   or just prefer not to, you can specify the name on
  452.                   the PC-Access command line.  You can also specify
  453.                   any command line parameters that the viewer may
  454.                   require.  For more information, see the section
  455.                   titled "Installing PC-Access." 
  456.  
  457.                        This procedure gives you flexibility in that
  458.                   not all your users need to use the same viewer. 
  459.                   If some users have special needs, PC-Access can
  460.                   accommodate them.  Most likely, most sites will
  461.                   just put LIST.COM in the PC-Access root directory.
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.                                           8
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.                   7.  INSTALL PC-ACCESS
  489.  
  490.                        Copy the file PCACCESS.EXE to a convenient
  491.                   file server on your LAN.  You can put the program
  492.                   in the PC-Access root directory, or on a file
  493.                   server you use for shared utilities.  The next
  494.                   step is to provide a convenient way for your users
  495.                   to invoke PC-Access.  Due to the variety of LAN
  496.                   operating systems, and the way they are
  497.                   implemented at each site, it is impossible to give
  498.                   specific instructions.  Instead this section will
  499.                   describe the PC-Access command parameters and
  500.                   describe in general terms other functions.
  501.  
  502.                        In general, you need to provide your users
  503.                   with a batch file or menu item that accomplishes
  504.                   the following functions:
  505.  
  506.                     1. Connects to the file server where the PC-
  507.                        Access root directory exists, and creates a
  508.                        virtual disk to access it.
  509.  
  510.                     2. Invokes the PC-Access program with the
  511.                        appropriate parameters.
  512.  
  513.                     3. Disconnects from the file server.
  514.  
  515.                   Examples of Step 1 commands:
  516.  
  517.                        3f link e: \\central\pcaccess  (3+ LAN)
  518.                         net use e: \\central\pcaccess  (MS LANs)
  519.  
  520.                        Consult your LAN operating system
  521.                   documentation for additional assistance.
  522.  
  523.                   PC-Access Command
  524.  
  525.                   Syntax
  526.  
  527.                        The PC-Access command has the following
  528.                   syntax:
  529.  
  530.                        [d:]PCACCESS [options] root_directory
  531.  
  532.                   Where:
  533.  
  534.  
  535.                                           9
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.                   d:                  The drive letter and path of
  544.                                       the PC-Access program.  If PC-
  545.                                       Access is in the users PATH,
  546.                                       this is not required.
  547.  
  548.                   options:            Optional command line
  549.                                       parameters, each preceded with
  550.                                       a slash ("/") (see description
  551.                                       below).
  552.  
  553.                   root_directory:     The full path of the PC-Access
  554.                                       root directory.
  555.  
  556.                   Options
  557.  
  558.                        The following options can be specified on the
  559.                   command line:
  560.  
  561.                      /m     Monochrome Monitor.  Use this option for
  562.                             a monochrome monitor that emulates a
  563.                             color monitor.  If you omit this
  564.                             parameter, some of the prompts and menus
  565.                             may be difficult to read.
  566.  
  567.                      /s:"Root Directory Title"
  568.                             Subject for PC-Access root directory. 
  569.                             This allows you to specify a description
  570.                             for the root directory.  If the
  571.                             description contains spaces (or other
  572.                             DOS special characters), you must use
  573.                             the quotes as shown above.
  574.  
  575.                      /v:"viewer and options"
  576.                             Viewer name and optional command line
  577.                             parameters.  This allows you to specify
  578.                             a viewer other than "LIST".  You can
  579.                             also specify command line options for
  580.                             the viewer.  PC-Access will invoke the
  581.                             viewer after appending the appropriate
  582.                             file name to the command line shown.  If
  583.                             you include options, be sure to include
  584.                             the quotes shown above.
  585.  
  586.                   Examples:
  587.  
  588.                        e:\pcaccess /m e:\
  589.  
  590.                                           10
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.                             Invokes PC-Access from the E: drive,
  599.                             using the Monochrome option, and
  600.                             indicating that the PC-Access root is
  601.                             E:\.  The PCACCESS.EXE file has been
  602.                             installed in the PC-Access root
  603.                             directory.
  604.  
  605.                        d:\utils\pcaccess z:\ s:"Central Library"
  606.  
  607.                             Invokes PC-Access from the UTILS
  608.                             subdirectory on the D: drive, and
  609.                             indicates that the PC-Access root is on
  610.                             the Z: drive.  A subject for the root
  611.                             has been specified.
  612.  
  613.                        pcaccess z:\ v:edlin
  614.  
  615.                             Invokes PC-Access using EDLIN as the
  616.                             viewer.
  617.  
  618.                        pcaccess z:\ v:"z:\view -m"
  619.  
  620.                             Invokes PC-Access specifying that the
  621.                             command to view files is "z:\view -m
  622.                             <file_name>".
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.                                           11
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.                   8. SUPPORT
  654.  
  655.                        At this time we do not offer telephone or FAX
  656.                   support.  Please mail comments, bug reports,
  657.                   suggestions, etc., to the following address
  658.                   (whether you have registered or not):
  659.  
  660.                        Star Dot C Software
  661.                        P.O. Box 296
  662.                        Garrett Park, MD  20896
  663.  
  664.                        We are particularly interested in your ideas
  665.                   for enhancements.
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.                                           12
  701.  
  702.